Alors que l’on avait annoncé la mort des secrétaires, supplantées par les ordinateurs,... elles bénéficient aujourd’hui d’un environnement en pleinne expansion, elles peuvent espérer de beaux lendemains.
Le profil souvent déprécié de sténo-dactylo rivée à son stylo et à son clavier ...
est devenu obsolète. Lui a succédé un nouveau visage, celui de l’assistante,
personnage essentiel et polyvalent, aux compétences multiples et aux responsabilités croissantes
Toujours le sourire aux lèvres, la secrétaire jongle avec le téléphone, la souris d'ordinateur et de nombreux dossiers.Qu'elle exerce dans une PME, dans un service technique ou chez un avocat,
on apprécie sa discrétion et ses initiatives.
Souvent associé à un profil féminin, le métier de secrétaire fait appel à un ensemblede qualités permettant de répondre aux exigences du poste, dont un sens développé d’organisation et de rigueur et une bonne capacité de gérer le stress.
Outre ces qualités, il est indispensable de justifier, par une triple certification, des compétences professionnelles nécessaires à l’aboutissement des missions constitutives du poste.
Ainsi, la première mission d’une secrétaire est d’organiser son poste bureautique et préparer tous types de documents à l’aide de logiciels de buresu.
Cette mission exige une bonne maitrise des applications bureautiques et la capacité d’assurer le classement bureautique pour faciliter la conservation et le partage de l’information.
La secrétaire doit également justifier d’une aisance rédactionnelle, éventuellement en plusieurs langues –deux au minimum- puisqu’il est tenu de traiter et d'assurer le suivi des évènements et des dossiers se rapportant à l’activité de l’entreprise.
Cette mission consiste à collecter et traiter les informations pour assurer leur transmission, et planifier les opérations et tâches nécessaires à la réalisation d’un évènement ou d’un dossier.
Aussi, le métier de secrétaire peut consister selon la taille de l’entreprise et son domaine d’activité à assurer le suivi administratif dans différents services.
Ceci peut impliquer le traitement des informations dans le respect des procédures administratives, le règlement des dysfonctionnements et litiges aux premiers niveaux, élaborer des tableaux de suivi et des statistiques relatifs à l’activité de l’entreprise ou du service concerné afin de faciliter la prise de décision par les responsables. Ceci requiert des connaissances en gestion, en comptabilité et en statistiques.
Une secrétaire juridique doit, en outre, disposer de connaissances solides en droit prouvé par une formation juridique.
Nature du travail
Toujours sur la brèche
La secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise.
Tout transite par elle :
accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier...
Sans répit, elle passe du classement de dossiers à la saisie de documents ou du budget.
La plaque tournante du service
L'informatisation des services a déchargé la secrétaire de tâches basiques de bureautique.
Elle est plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisatrice, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.
Un métier aux 1000 postes
Le quotidien de la secrétaire varie selon qu'elle exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistante) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit de seconder un dirigeant ou un chef de service en le déchargeant de tous les aspects administratifs.
Conditions de travail
Dans toutes les entreprises
De la petite entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, la PME commerciale, le lycée ou la direction ministérielle..., les secrétaires exercent dans une multitude d'environnements.
Certaines sont spécialisées dans le télétravail et employées par une entreprise de télésecrétariat ou plusieurs entreprises.
Toujours au bureau
Même si sa fonction a évolué, la secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse.
Et comme la secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, elle se doit d'épouser le rythme de travail de ce dernier. Un dossier urgent n'attend pas.
Vie professionnelle
Effectifs en baisse
On dénombre environ 650 000 secrétaires réparties dans tous les secteurs d'activité. Elles exercent principalement en Ile-de-France, dans le Sud-Est, le Sud-Ouest et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent aux sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs en retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.
Qualification en hausse
En dix ans, le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un BTS, un DUT ou un diplôme équivalent et 6 % ont le niveau bac + 3. Les emplois du secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après trois ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS de secrétariat sont encore intérimaires.
Rémunération
Salaire du débutant : Environ 1 050 euros net/mois.
Compétences
Un mouton à cinq pattes
Organisée, méthodique, discrète, courtoise, autonome...
La secrétaire (la profession compte 97 % de femmes) cumule qualités et compétences.
Elle est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite.
Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service.
Molière et Shakespeare
À l'écrit comme à l'oral, la secrétaire s'exprime avec une parfaite aisance.Pas seulement dans la langue de Molière. Dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est indispensable. Et une troisième langue peut faire la différence à l'embauche.
La maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, et de l'écriture rapide sont nécessaires.
Disponible et adaptable
Malgré ses multiples occupations, la secrétaire sait se rendre disponible. Qui plus est lorsqu'elle est assistante de direction. Hiérarchiser les priorités et parer aux urgences exige une grande capacité d'adaptation.
Accès au métier
Viser bac + 2
Le bac professionnel secrétariat est la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises.
